Цену участия часто ставят, глядя на похожие старты. У соседнего клуба заплыв стоит 1 500 ₽, значит, можно поставить 1 300 и собрать больше людей.
Проблема в том, что у соседей другая площадка, другое число участников и другие расходы. Взнос, который окупает их соревнование, не обязательно окупит ваше. А выясняется это обычно после старта, когда все счета уже оплачены.
Надёжнее идти в обратном порядке: сначала посчитать свои расходы, потом минимальную цену и количество оплат, при котором вы выходите в ноль. И только после этого сравнивать результат с рынком и с тем, сколько людей реально готово приехать.
Важно
Все суммы в статье условные. Это учебный пример, а не тарифы и не данные конкретного организатора. Реальные расходы зависят от дисциплины, площадки, масштаба и условий проведения.
Разделите расходы на две группы
Первый шаг: выписать все расходы и разложить их по двум корзинам.
Постоянные расходы не зависят от того, сколько человек зарегистрируется. Вы заплатите их и за 30 участников, и за 80:
- аренда площадки, дорожек бассейна или подготовка трассы;
- медицинское обеспечение;
- хронометраж, если он оплачивается фиксированной суммой;
- звук, оборудование, связь;
- работа команды и подрядчиков;
- реклама и продвижение, если они платные.
- стартовый номер и чип, если они оплачиваются поштучно;
- медаль и стартовый пакет;
- питание на дистанции и после финиша;
- футболка, шапочка или другой сувенир;
- страховка, если она включена во взнос.
Расходы, которые растут ступенькой
Часть постоянных расходов остаётся постоянной только до определённого числа участников.
Допустим, у вас два часа на четыре дорожки. Этого хватает на ограниченное число заплывов. Если желающих становится больше, понадобится ещё час аренды. На лыжной гонке или велозаезде при большем числе участников могут понадобиться дополнительные волонтёры на трассе или ещё одна точка питания.
Заранее посчитайте, при каком количестве участников наступает следующая ступенька и сколько она стоит. Иначе удачный набор может съесть всю прибыль.
Совет
Отдельной строкой заложите резерв на непредвиденные расходы. Резерв нужен для мелочей, которые всплывают в последний момент. Он не заменяет обязательные меры безопасности и медицинское обеспечение.
Посчитайте, сколько остаётся с одного участника
Взнос и деньги, которые реально доходят до организатора, это разные суммы. Из каждой оплаты что-то удерживается, а часть денег сразу уходит на переменные расходы.
Что уменьшает поступления:
- комиссия сервиса регистрации и платёжной системы;
- налоги, размер которых зависит от формы, в которой работает организатор;
- скидки и промокоды;
- бесплатные места для волонтёров, партнёров или детей;
- возвраты, если они предусмотрены правилами.
- После удержаний с каждой оплаты остаётся 1 164 ₽.
- За вычетом переменных расходов остаётся 964 ₽.
Сколько нужно оплат, чтобы выйти в ноль
Допустим, постоянные расходы составляют 50 000 ₽. Делим их на то, что остаётся с одного участника:
50 000 ₽ / 964 ₽ ≈ 51,9
Округляем вверх: нужно 52 оплаты. При 51 оплате мероприятие уходит в минус на 836 ₽, при 52 выходит в небольшой плюс на 128 ₽.
Теперь главный вопрос: реально ли собрать 52 оплаты? Сравните это число с тем, что знаете о спросе:
- сколько участников было на вашем прошлом старте;
- сколько собирают похожие соревнования в вашем регионе;
- есть ли на эту дату другие события для той же аудитории;
- сколько людей в вашем сообществе действительно приезжают на старты, а не только ставят реакции под анонсами.
Читайте также
Как организовать спортивные соревнования с нуля: пошаговое руководство
Проверьте три сценария вместо одного плана
Один расчёт на «ожидаемое» количество участников ничего не говорит о рисках. Полезнее посмотреть, что будет при недоборе, при нормальном наборе и при хорошем.
Те же условия: взнос 1 200 ₽, удержания 3%, постоянные расходы 50 000 ₽, переменные 200 ₽ на участника.
40 оплат
- Поступления после удержаний: 46 560 ₽.
- Расходы: 58 000 ₽.
- Результат: минус 11 440 ₽.
- Поступления после удержаний: 69 840 ₽.
- Расходы: 62 000 ₽.
- Результат: плюс 7 840 ₽.
- Поступления после удержаний: 93 120 ₽.
- Расходы: 66 000 ₽.
- Результат: плюс 27 120 ₽.
Обратите внимание
Не сокращайте при недоборе то, что связано с безопасностью: медицинское обеспечение, контроль на трассе, связь. Экономить можно на опциях, а не на обязательных мерах.
Если расчётная цена выше, чем готовы платить участники
Бывает, что честный расчёт даёт цену заметно выше, чем у похожих стартов. Снижать её наугад не стоит. Есть несколько способов это исправить.
Пересмотрите, что входит во взнос
Разделите расходы на обязательные и те, что вы добавили сами. Площадка, безопасность и медицина остаются. Медаль, футболка, фотограф и расширенный стартовый пакет можно сократить или сделать необязательными.
Сделайте несколько вариантов участия
Например, базовый слот без футболки и слот с футболкой за доплату. Участник, которому важна цена, выбирает базовый вариант. Тот, кто хочет сувенир, платит за него сам, и этот расход перестаёт ложиться на всех.
Ищите партнёров, но не закладывайте их заранее
Партнёр может взять на себя воду, призы или часть аренды. Но включайте эти деньги в расчёт только после того, как договорённость подтверждена. Обещание помочь, которое не сработало за неделю до старта, превращается в ваш личный минус.
Используйте ценовые этапы, но считайте средний взнос
Ранняя регистрация по сниженной цене помогает получить первые оплаты заранее и раньше увидеть спрос. Но точку безубыточности тогда нужно считать по ожидаемому среднему взносу, а не по максимальной цене.
В нашем примере, если все заплатят по ранней цене 960 ₽, для выхода в ноль понадобится уже 69 оплат вместо 52. Если половина участников заплатит 960 ₽, а половина 1 200 ₽, нужно около 59 оплат.
Что решить до открытия регистрации
Часть решений сложно поменять после того, как пошли первые оплаты. Поэтому до публикации цены проверьте:
- Расходы разделены на постоянные и переменные, ступенчатые расходы учтены.
- Известна точка безубыточности с учётом удержаний и ожидаемого среднего взноса.
- Есть лимит участников , который не превышает возможностей площадки и команды.
- Посчитаны бесплатные и льготные места : сколько их и во что они обходятся.
- Записаны правила возврата и передачи слота. Возвраты влияют на итоговые поступления, а участники должны знать условия до оплаты.
- Назначена контрольная дата , когда вы смотрите на число оплат и решаете, что делать дальше: оставить всё как есть, усилить продвижение или сократить опции.
Читайте также
Коротко
Стартовый взнос начинается с ваших расходов, а не с цены у соседей. Посчитайте, сколько остаётся с одного участника после удержаний и переменных расходов, сколько нужно оплат для выхода в ноль и что будет при недоборе. Если расчёт не сходится с реальным спросом, меняйте состав взноса, варианты участия или формат до открытия регистрации, а не после.
Когда цена и условия готовы, событие можно разместить на REGPLACE: принимать заявки и оплаты, настроить ценовые этапы и следить, сколько оплат уже набралось.